Cadeaubon en de werkkostenregeling (WKR)

De WKR bepaalt of, en tot welk bedrag, die cadeaubon onbelast blijft voor je medewerker. Hieronder lees je hoe de regeling werkt en waar je op moet letten.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling is de fiscale regeling waarmee je als werkgever onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan personeel mag geven. Binnen deze regeling reserveer je een deel van de loonsom voor zaken als een cadeaubon, een lunch of een personeelsfeest. Zolang je binnen dat budget blijft, betaalt de medewerker geen belasting over het cadeau.

Valt een cadeaubon onder de WKR?

Ja, een cadeaubon aan personeel valt onder de WKR. Er bestaat geen aparte gerichte vrijstelling voor een cadeaubon, dus de waarde van de bon komt uit de vrije ruimte. Dat geldt voor een verjaardagscadeau net zo goed als voor een kerstgeschenk of een blijk van waardering na een geslaagd project.

Vrije ruimte in 2025 en 2026

De vrije ruimte bedraagt in 2025 en 2026 2% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het bedrag daarboven. Bij een loonsom van bijvoorbeeld € 300.000 is de vrije ruimte dus € 6.000,00 per jaar. Cadeaubonnen aan personeel tellen mee in dat totaal, samen met andere onbelaste verstrekkingen zoals een kerstpakket of een personeelsfeest.

Eindheffing bij overschrijding

Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag boven de grens. Deze heffing komt voor rekening van de werkgever, niet van de medewerker. Controleer daarom aan het einde van het jaar hoeveel vrije ruimte er nog is voordat je een cadeaubon uitreikt.

Voorwaarden voor een cadeaubon binnen de WKR

Een cadeaubon telt alleen mee als onbelaste verstrekking als deze aan een aantal voorwaarden voldoet.

• De bon is niet inwisselbaar voor contant geld.

• De werkgever wijst de verstrekking aan als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte.

• De verstrekking wordt vastgelegd in de loonadministratie.

Voldoet de cadeaubon niet aan deze voorwaarden, dan ziet de Belastingdienst de bon als gewoon loon. De medewerker betaalt daar dan loonbelasting over.

Cadeaubon of contant geld: het verschil binnen de WKR

Een cadeaubon en een bedrag in contanten worden fiscaal verschillend behandeld. Contante waardebonnen en prepaid creditcards die vrij besteedbaar zijn, ziet de Belastingdienst als loon in geld en zijn daarom altijd belast, ook binnen de vrije ruimte. Een cadeaubon die alleen is in te wisselen bij winkels of webshops, en niet voor contant geld, kan wel binnen de vrije ruimte vallen. Dat verschil maakt een cadeaubon voor veel werkgevers een praktischer keuze dan een geldbedrag op de loonstrook.

Overzicht houden op je cadeaubonnen

Wie meerdere keren per jaar een cadeaubon geeft, aan personeel dat jarig is of een target haalt, verliest al snel het overzicht. In het portaal van Cadeauservice staan alle activaties bij elkaar, met datum en bedrag, zodat je kunt terugzien wat je dit jaar al hebt uitgereikt. Dat overzicht helpt bij het bewaken van je vrije ruimte, al blijft de uiteindelijke berekening en toetsing aan de WKR een zaak voor je eigen administratie of adviseur.