Hoeveel mag je belastingvrij schenken aan personeel?

Hieronder lees je wanneer een schenking aan personeel belastingvrij is en wat de werkkostenregeling (WKR) daarin bepaalt.

Is een schenking aan personeel hetzelfde als loon?

Ja, in de meeste gevallen wel. Omdat de schenking voortkomt uit de arbeidsrelatie, ziet de Belastingdienst een cadeau, bonus of gift aan een medewerker als loon in natura of loon in geld. De schenkbelasting, die geldt tussen bijvoorbeeld ouders en kinderen, is hier niet van toepassing. In plaats daarvan geldt de werkkostenregeling.

De vrije ruimte bepaalt hoeveel je belastingvrij kunt schenken

Binnen de WKR reserveer je een deel van de loonsom als vrije ruimte, te besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Zolang een schenking binnen die vrije ruimte blijft, betaalt de medewerker er geen belasting over.

Vrije ruimte in 2025 en 2026

De vrije ruimte bedraagt 2% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Bij een loonsom van € 500.000 kom je zo uit op € 8.000,00 plus 1,18% over € 100.000, in totaal € 9.180,00 per jaar. Dit budget geldt voor de hele organisatie, niet per medewerker, en wordt verdeeld over alle onbelaste verstrekkingen samen.

Gerichte vrijstellingen gelden meestal niet voor een cadeau

Naast de vrije ruimte kent de WKR gerichte vrijstellingen, bijvoorbeeld voor reiskosten, opleidingen of verhuiskosten. Een cadeau of schenking aan personeel valt daar niet onder. Voor een cadeaubon, een cadeaupakket of een andere attentie geldt dus altijd de vrije ruimte, niet een aparte vrijstelling.

Wat als je de vrije ruimte overschrijdt?

Overschrijd je met de schenkingen aan personeel de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag boven de grens. De medewerker houdt de volledige waarde van het cadeau, de heffing komt voor rekening van de organisatie. Controleer daarom aan het einde van het jaar hoeveel ruimte er nog is voordat je een schenking doet.

Een cadeaubon als praktische invulling

Een cadeaubon is een van de manieren om binnen de vrije ruimte belastingvrij te schenken, mits de bon niet inwisselbaar is voor contant geld. Zo ontvangt de medewerker de volledige waarde netto, zonder dat de organisatie extra werkgeverslasten krijgt. Voor ondernemers die aan het einde van het jaar nog ruimte over hebben, is dit een manier om die ruimte alsnog te benutten.